Jak zarządzać komunikacją w zespole rozproszonym?

Jak ujarzmić zespół, który na co dzień praktycznie w ogóle się nie spotyka? Czy stały model pracy zdalnej w ogóle ma sens? Tak, jeśli umie się zarządzać zespołem na odległość. Na szczęście żaden menedżer nie jest w tym wszystkim sam – z pomocą przychodzą mu bowiem różnorodne narzędzia ułatwiające pracę.

Czasami, praca zdalna ma więcej plusów niż minusów. Przykład? Możliwość zatrudnienia pracowników niemal z każdego zakątka Ziemi. Dziś technologia daje nam takie perspektywy, o jakich dawniej się nam nie śniło – dlaczego więc ograniczać się tylko do kompletowania zespołu ludzi mieszkających w tym samym mieście? Wystarczy znajomość języka angielskiego, by wszyscy członkowie naszej grupy mogli swobodnie dogadać się między sobą. By jednak taki zespół działał sprawnie, potrzebny jest odpowiednio skonstruowany model komunikacji. Jak zarządzać zespołem rozproszonym? Oto kilka cennych rad.

Po pierwsze, należy zadbać o to, żeby każdy pracownik miał dostęp do tego samego komunikatora, byśmy mogli rozmawiać z podwładnymi zarówno indywidualnie i grupowo. Nie potrzeba tutaj dużej filozofii – wystarczy znany wszystkim Skype. Możliwość uczestniczenia w videokonferencji może naprawdę sporo nam ułatwić. Zamiast bowiem pisać maile do wszystkich po kolei, wystarczy zadzwonić i wypytać każdego, jak idą prace nad projektem. Nic prostszego, prawda?

Inną ważną rzeczą w zarządzaniu zespołem rozproszonym, jest umiejętność zaplanowania pracy tak, by nie było zbędnego bałaganu. Oczywiście każdy menedżer, nie tylko panujący nad zespołem zdalnym, musi posiąść taką umiejętność – w końcu organizacja pracy to rzecz święta. Mimo wszystko, w rozproszonej grupie, gdzie do dyspozycji mamy tylko Internet, jest to jeszcze trudniejsze niż stacjonarnie. Na szczęście również i tutaj mogą pomóc nam odpowiednie narzędzia. Warto skorzystać z darmowych lub płatnych aplikacji online, które umożliwią nam precyzyjny podział zadań na poszczególnych użytkowników oraz – co jeszcze ważniejsze – będą miały funkcję, dzięki której pracownicy zaznaczą, ile procent danego zadania zostało dotychczas przez nich wykonane. Taki sposób działania umożliwia m.in. platforma Redmine, w której dodatkowo można umieszczać pliki oraz notatki. Inną popularną aplikacją jest Trello, która cechuje się dużym stopniem przejrzystości, dzięki czemu korzystanie z niej stanowi prawdziwą przyjemność.

Zarządzanie komunikacją w zespole rozproszonym to nie bułka z masłem, ale, wbrew pozorom, nie jest to też takie trudne, jak mogłoby się wydawać. Wystarczy odpowiednio zaplanować pracę, użyć właściwych narzędzi, i oczywiście – dogadać się z podwładnymi. Taki model działania sprawdzi się zresztą nie tylko przy współpracy zdalnej.