Praca zdalna – najważniejsze zasady

Praca zdalna staje się coraz bardziej popularna. Już 60% firm na całym świecie oferuje swoim pracownikom możliwość home office. W Polsce ok. 30% pracowników realizuje swoje obowiązki w sposób zdalny przynajmniej jeden dzień w tygodniu. Pytanie brzmi, czy każdy powinien mieć taką możliwość, czy każdy się do tego sposobu pracy nadaje? Okazuje się, że istnieją cechy sprzyjające pracy zdalnej i nie wszyscy będą równie efektywni, korzystając z home office.

Inteligencja wirtualna

Praca zdalna to wdzięczny temat do badań socjologicznych. Zajęły się nim m.in. dwie panie profesor z amerykańskich uczelni. Na podstawie ich badań wyróżniono tzw. inteligencję wirtualną, która polega na umiejętności pracy w systemie zasad i norm obowiązujących w społeczności, której istnienie przenika zarówno świat wirtualny, jak i realny. Chodzi tutaj zarówno o zdolność skutecznej komunikacji i umiejętność budowania relacji bez wchodzenia w interakcje na gruncie rzeczywistym, jak i o zaufanie do osób po drugiej stronie ekranu.

Grunt to zasady

W świecie wirtualnym, gdzie nie da się zagadać do kogoś przy drugim śniadaniu albo w przerwie na kawę, trzeba zapobiegać wszystkim niedomówieniom. Pomimo ciągłej możliwości komunikacji przez różnego rodzaju chaty, może dojść do wielu sporów między wirtualnymi współpracownikami, tylko i wyłącznie z powodu braku ustalonych norm.

Pierwszą zatem kwestią jest organizacja komunikacji. Do wyboru mamy email, wideokonferencję, chat i wiele systemów dzielenia się plikami lub notatkami. Klasyczną formą jest email, jednak nadaje się ona głównie do kwestii, które nie wymagają pośpiechu, a które warto spisać. Z kolei do spraw wymagających szybkiego wspólnego omówienia najlepiej nadają się rozmowy wideo lub głosowe, żeby móc się zsynchronizować. Rzeczy bardziej błahe można omawiać, wykorzystując chat.

Sposób komunikacji to jedno, ale liczy się też czas. Praca zdalna charakteryzuje się bardzo elastycznymi godzinami pracy, należy jednak pozostawić pewne okno wspólne, gdy wszyscy członkowie rozproszonego zespołu są dostępni. Do tego liczy się też czas reakcji. Work-life balance to bardzo ważna kwestia, więc nie można oczekiwać, że pracownicy zdalni będą reagować na wszystkie wiadomości przez całą dobę. Nie mniej istotna jest kwestia dzielenia się ważnymi dokumentami i wynikami pracy. Musi istnieć jedno wspólne miejsce, gdzie wszyscy pracownicy danego zespołu będą udostępniać swoje postępy.

Wirtualnie, ale po ludzku

Pomimo tego, że w takiej pracy brak rozmów przy kawie, gdzie można poznać innych, to warto czasem porozmawiać o czymś poza pracą. Może być to nowy film albo wydarzenia na świecie. Dobrym pomysłem integracji będzie też wspólna gra online, co może być odpowiednikiem firmowej gry w paintballa. Poza tym obowiązują tutaj wszystkie zasady realnych kontaktów międzyludzkich. Nie opłaca się udawać kogoś innego, bo i tak wyjdzie to wcześniej, czy później na jaw. Warto natomiast wykazywać zaangażowanie i entuzjazm, co jest zawsze cenione. Życzliwość i dzielenie się swoją wiedzą również będą jak najbardziej na miejscu.

Jak widać home office, jeśli chodzi o zasady, niewiele różni się od pracy w biurze. Utrudniony jest natomiast przez brak kontaktu twarzą w twarz. Dlatego tak bardzo kluczowa jest sprawna i kulturalna zdolność komunikacji elektronicznej.