Zmiany w przepisach dotyczących przechowywania danych pracowniczych

Przepisy są jasne: polscy pracodawcy muszą przez aż 50 lat przechowywać dane pracowników, którzy odeszli z pracy. To nie tylko europejski rekord, ale również jeden z najdłuższych okresów obowiązkowej archiwizacji tego typu informacji na całym świecie. We Francji czy na Węgrzech okres ten wynosi ledwie 5 lat. W innych krajach nie jest zwykle dużo dłuższy. Wszystko to naraża polskich przedsiębiorców na dodatkowe koszty. Jak się jednak okazuje, Ministerstwo Rozwoju podjęło właśnie prace nad skróceniem czasu obowiązkowego przechowywania danych pracowniczych. Wedle założeń będzie on wynosił 10 lat.

Dlaczego okres ten jest u nas tak długi? Chodzi głównie o możliwość wykorzystywania tej dokumentacji przy rozstrzyganiu roszczeń wynikających ze stosunku pracy, ustalania emerytury, renty czy świadczeń przedemerytalnych. Jak wskazują specjaliści wiąże się to jednak ze znacznymi, szacowanymi na 130 mln złotych kosztami, które ponoszą polskie firmy.

Według proponowanych zmian dane pracownicze przechowywać będzie można zarówno w formie papierowej, elektronicznej jak i mieszanej. Sam okres ich obowiązkowej archiwizacji ulegnie skróceniu, gdyż według projektu ministerialnego wszystkie informacje niezbędne do uzyskania świadczeń emerytalno-rentowych dla osób, które rozpoczęły aktywność zawodową po dniu 31 grudnia 1998 roku będą gromadzone przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Założenia projektu zaprezentowane przez Ministerstwo Rozwoju wychodzą naprzeciw przedsiębiorcom, którzy od lat domagali się zmian w przepisach dotyczących przechowywania dokumentów pracowniczych. Głównym ich argumentem było narażanie firm na niepotrzebne koszty. Zmiany zgodne są z rekomendacjami zgłoszonymi przez Konfederację Lewiatan w „Czarnej liście barier dla rozwoju przedsiębiorczości”. Nowe przepisy obowiązywać mają od 1 stycznia 2018 roku.