Zespół rozproszony – jak nim zarządzać?

Postępująca globalizacja sprawiła, że wzrosło znaczenie pracy zdalnej. Jak wiadomo, internet umożliwia współpracę osób z różnych części świata, jeśli tylko mają do niego dostęp. Przyczynił się do tego również wybuch pandemii, przez który home office niemal całkowicie zastąpił stacjonarny tryb pracy (zwłaszcza w przypadku pracowników umysłowych). Choć fakt, że codzienne obowiązki można wykonywać w dowolnym miejscu, niesie ze sobą wiele zalet, dla pracodawców wiąże się z nie lada wyzwaniem. Muszą oni bowiem ujarzmić zespół rozproszony i nauczyć się nim zarządzać. 

Stworzenie niezawodnej komunikacji

W tradycyjnej formie pracy manager rozdziela zadania członkom zespołu, a ci, porozumiewając się ze sobą, wykonują je w określonym czasie. Kluczowa jest tu komunikacja stanowiąca fundament pracy zespołowej. Oczywiście nie wszystkie projekty i nie w każdej branży wymagają stałych kontaktów między pracownikami. Niemniej już samo planowanie i kontrola działań poszczególnych osób z zespołu rozproszonego wymaga wysiłku i odpowiednich umiejętności kierowniczych. 

Największym wyzwaniem okazuje się zatem stworzenie takiej sieci komunikacyjnej, by podwładni w zespole rozproszonym mieli możliwość szybkiej i skutecznej wymiany zdań. Ograniczenie kontaktów niemal wyłącznie do sfery wirtualnej (a czasem pojawia się także bariera językowa) zwiększa ryzyko wystąpienia  niepowodzeń. Z tego powodu wielu pracodawców skłania się do wyboru hybrydowego modelu pracy. Tak, by przynajmniej kilka razy w miesiącu pracownicy mogli się spotkać na żywo i omówić najważniejsze szczegóły projektu. 

Po pierwsze: narzędzia

Nie uda się stworzyć niezawodnego systemu komunikacji bez użycia odpowiednich narzędzi. Chodzi o program lub aplikację, które zapewnią pracownikom sprawną wymianę zdań, bez długiego oczekiwania na odpowiedź. Najbardziej popularnym rozwiązaniem był swojego czasu Skype, który umożliwiał rozmowy audio i wideo. Przy jego pomocy mogły się odbywać nawet konferencje. Ostatnimi czasy powszechnie zaczęto korzystać również z takich platform, jak Zoom i Slack, które walczą o palmę pierwszeństwa ze Skype’em. Niezależnie jednak, które z wymienionych narzędzi użyjemy, poprawią one znacznie efektywność komunikacji w porównaniu z porozumiewaniem się drogą mailową. 

Po drugie: podział zadań

Niezmiernie istotną kwestią w zarządzaniu zespołem rozproszonym jest także optymalne rozdzielenie obowiązków. Każdy pracownik musi bowiem szczegółowo wiedzieć, jakie ma zadania, oraz jakim czasem dysponuje na ich wykonanie. Tak samo ważna będzie informacja, kto jest osobą kontaktową w przypadku niejasności i potrzeby pomocy.  

W tym przypadku również nie obejdzie się bez odpowiednich aplikacji takich jak np. Trello lub Redmine. Umożliwiają one precyzyjne rozdzielenie obowiązków, umieszczanie komentarzy i notatek, załączanie plików, a w rozbudowanej wersji narzędzia także zapisu czasu wykonania danej czynności. 

Po trzecie: zwięzłość

Wszelkie techniki i narzędzia, które automatyzują pracę online i służą efektywnej komunikacji, są nie do przecenienia nie tylko z perspektywy pracowników, ale także managera. W znacznym bowiem stopniu ułatwiają one zarządzanie zespołem rozproszonym. Dzięki nim można w sposób łatwy i skuteczny zweryfikować postępy pracy bez konieczności dzwonienia lub pisania obszernych maili. Współpraca online wymaga w pierwszej kolejności konkretnego, klarownego i zwięzłego przekazu. Bez tego ciężko wyobrazić sobie efektywną pracę zespołu rozproszonego. Tymczasem przy odpowiedniej organizacji może on przynosić firmie wymierne zyski.